Banyak orang tidak menulis salam pembuka atau signature. Dibandingkan surat, yang dapat dengan mudah terpisah dari amplopnya, badan email sulit dipisahkan dari header yang berisi keterangan alamat. Dalam satu pesan email sudah tercantum siapa pengirim dan penerimanya.
Tapi keterangan dari header saja mungkin untuk keperluan tertentu tidak cukup. Di beberapa program pembaca email, informasi ini sulit dilihat. Atau informasi di header email tidak jelas dan spesifik. Header tersebut mungkin tidak memberi informasi kenapa seseorang menerima email. Atau pula, keterangan di header tidak memberi petunjuk status dan formalitas yang dibutuhkan.
Di bawah ini beberapa pendapat saya mengenai salam pembuka dan penutup, namun Anda perlu berhati-hati dan memikirkan lagi apa yang hendak Anda nyatakan baik secara tersurat maupun tersirat. Anda juga mungkin perlu memperhatikan budaya dan kebiasaan orang yang Anda kirimi email.
Salam pembuka gampang-gampang sulit, apalagi jika berhadapan dengan adat berbeda. Sering gelar untuk pria dan wanita berbeda, dan kadang kita tidak tahu jenis kelamin orang yang disapa. Nama keluarga kadang di satu adat ditulis di depan, dan di adat yang lain, di belakang. Gelar kehormatan dapat berbeda sesuai tingkat status dan usia. Jadi tak perlu merasa bersalah jika kesulitan memilih kata sapaan karena memang salam pembuka itu masalah yang ruwet.
Di AS, sebaiknya tidak memakai "Sir" atau "Mr." ("Tuan") kecuali Anda benar-benar yakin orang tersebut laki-laki. Juga, lebih aman memakai "Ms." daripada "Miss" ("Nona") atau "Mrs." ("Nyonya") kecuali Anda tahu yang mana dari kedua itu yang benar.
Dalam bahasa Indonesia, Anda dapat menggunakan kata sapaan umum dalam komunikasi tertulis seperti "Bapak/Ibu Yth.", "Anda", "Dengan hormat", dll. Seperti telah disebutkan di atas, hati-hati jika hendak menyapa dengan "Bapak/Ibu" sebab Anda mungkin hanya menebak jenis kelamin hanya dari nama yang tercantum di email. Sapaan "Ibu" lebih aman daripada "Nyonya" atau "Nona", kecuali Anda telah mengetahui status orang tersebut. Gunakan kata sapaan "kamu" (apalagi "elu" atau "gua") jika Anda telah mengenal dan mengetahui status orang yang bersangkutan.
Di AS, biasanya boleh-boleh saja menyebutkan nama depan seseorang. Jadi biasanya Anda boleh menggunakan "Dear" diikuti nama depan.
Dear Chris: Chris yth.:
Di sini salam berlaku baik Chris itu pria maupun wanita. (Tapi hati-hati dalam menyingkat nama. Judith mungkin tersinggung jika dipanggil Judy; Robert mungkin tidak suka dipanggil Bob.)
Jika ingin merujuk ke sekelompok orang, Anda bisa menggunakan "Dear" diikuti atribut penyatu. Misalnya:
Dear Project Managers: Yth. Para Manajer Proyek:
atau:
Dear San Jose Lasers Fans: Yth. Para Pendukung PERSIB:
Kadang dari nama dapat dengan mudah diketahui dari mana asal seseorang sehingga Anda dapat menggunakan sapaan lokal yang lebih terasa dekat dan hangat untuk membuka percakapan (Sarah Sitompul - Horas!). Hanya hati-hati, jika seseorang berdomain @medan.wasantara.net.id tidak selalu berarti dia sedang berada di Sumatera Utara (atau Indonesia) karena email dapat diambil dari mana saja.
Berangkat dari kenyataan bahwa email itu relatif informal, sering (di AS) salam pembuka dihilangkan, terutama apabila status Anda lebih tinggi daripada orang yang Anda kirimi email:
Halo - saya mengunjungi situs Anda dan kalau boleh saya koreksi: saya menciptakan thromblemeister tanggal 29 Feb 2403, *bukan* tanggal 28 Feb 2402.
Biasanya saya cukup memakai "Hai" untuk orang yang saya kenal:
Hai - makan sushi bareng minggu depan yuk? Nanti saya
bawain album foto nikah saya dan cerita sampai kamu
puas ;-)
"Good Morning" dan "Good Afternoon" (Selamat Pagi dan Selamat Siang) tidak begitu berarti dalam email, karena saat orang membaca email Anda, siang mungkin telah menjadi malam dan sebaliknya.
Kepada sesama orang Indonesia, Anda pun dapat menggunakan sapaan atau tidak. Pemakai yang berpengalaman mungkin tidak berkeberatan jika Anda hanya menulis "Hi" atau "Halo" sebagai sapaan, atau tidak sama sekali. Pemakai yang belum terbiasa dengan email mungkin masih mengharapkan kalimat sapaan seperti dalam surat. Sedapatnya, gunakan kalimat sapaan sesuai yang diharapkan orang.
Untuk sapaan Inggris, "Good Day" mungkin terdengar kaku di telinga orang Amerika (meski lazim digunakan di daerah lain bekas jajahan Inggris). "Greetings" mungkin sebaiknya Anda hindari, sebab mengingatkan banyak orang pada surat pemberitahuan wajib militer saat Perang Vietnam.
Sekali lagi, Anda perlu mencermati perbedaan budaya dan kebiasaan. Pantai Timur AS lebih resmi daripada Pantai Barat (tempat tinggal saya). Orang Jerman lebih resmi lagi; kadang setelah bertahun-tahun pun mereka tidak menyebut rekan kerja sebelahnya dengan nama depan. Jadi mungkin sebaiknya Anda tidak menulis ke Jerman dengan salam pembuka Dear Hans.
Jika saya menerima email dari orang yang asing, saya lebih ingin tahu apa hubungan mereka dengan saya, daripada sapaan yang mereka gunakan. Bila Anda mengirim email, terutama kepada seseorang yang tidak mengenal Anda, ada baiknya pertanyaan-pertanyaan berikut segera terjawab:
Bisa juga sebagian informasi tadi Anda taruh dalam paraf atau signature daripada tidak sama sekali, tapi dengan menaruhnya di awal pesan ada beberapa keuntungan:
Pertanyaan di atas tadi bisa dijawab secara benar dalam berbagai bentuk:
Dear Ms. Sherwood: Saya editor di PT Penerbit Amat Besar. Minggu lalu saya duduk bersebelahan dengan suami Anda di rapat buruh, katanya Anda berminat menerbitkan buku berdasarkan panduan email Anda. Saya sudah membaca panduan email Anda, dan amat tertarik seandainya Anda bisa mengirimkan proposal pada saya.
Atau:
Nama saya Dave Wilcox dan saya penasihat hukum Thromblemeisters Direct, Inc. Kami merasa amat terganggu atas kata-kata dalam panduan email Anda yang menjelek-jelekkan kami dan produk thromblemeister. Karena itu kami memerintahkan agar Anda segera berhenti merujuk ke thromblemeister dalam panduan email Anda. Jika Anda tidak melakukannya, maka kami terpaksa akan menuntut Anda dan keturunan Anda pada saat dan jika kami dan/ atau thromblemeister ada.
Atau bahkan:
Hi - Saya pemula dalam email dan baru saja membaca panduan email milik Anda. Maaf jika pertanyaan ini bukan pada tempatnya, tapi apakah Anda tahu apa padanan "Mister" dalam bahasa Prancis? Jika Anda tahu, saya berjanji akan mengirimkan kartu pos yang lucu buat Anda.
Teman baik saya baru-baru ini mendapat email pertama dari keponakan saya. Sayangnya, hanya sebagian dari pesan email tersebut yang sampai, yaitu yang hanya berbunyi:
Yth. Rich dan Chris: Saya mengenal kalian di pesta pernikahan Jim dan Ducky.
Namun karena keponakan saya segera memberi tahu dari mana ia mengenal Rich dan Chris, mereka segera tahu bahwa pesan tersebut perlu diperhatikan. Mereka lalu membalas email tersebut dan sekarang komunikasi di antara mereka berjalan lancar.
Banyak program email memberi Anda pilihan untuk mencantumkan signature di setiap akhir pesan. Banyak orang memakai signature ini untuk mencantumkan nama dan cara orang lain menghubungi mereka. Contoh:
Hi - tadi kamu bilang ingin makan siang jam berapa? Rebecca P. Snodwhistle Thromblemeisters Direct, Inc. 666 Beast Street Styx, HI 77340 +1 (959) 123-4567 voice +1 (959) 123-4568 FAX snodwhistle@throbledirect.com (bisnis) becca@thromboqueen.net (pribadi)
Keterangan di signature yang begitu panjang dibandingkan isi pesan yang pendek bagi saya kelihatannya konyol. Menurut saya ada banyak informasi berlebih dalam signature di atas. Kalau orang bisa menerima email Anda, tentu mereka bisa membalas pula lewat email, jadi alamat jalan dan nomor faks tidak mereka perlukan. (Seandainya mereka perlu mengirim sesuatu lewat faks atau paket pos, mereka dapat menanyakan dulu alamatnya lewat email.) Satu alamat email sudah mereka peroleh dari email yang Anda kirim, jadi alamat email yang satunya lagi tidak diperlukan.
Sebaliknya nama lengkap amat wajar dicantumkan, terutama apabila:
Nomor telepon juga wajar jika dicantumkan - jika Anda bersedia ditelepon orang. Emosi lebih mudah dinyatakan lewat telepon, dan sebagian orang malah lebih menyukai telepon dibanding email dalam setiap kesempatan.
Jika pesan email berhubungan dengan bisnis atau pekerjaan, wajar pula mencantumkan nama perusahaan - meskipun pesan tersebut dikirim ke orang di perusahaan yang sama.
Satu hal yang kurang dari signature Rebecca P. Snodwhistle di atas, yang ingin saya tahu, yaitu jabatannya di perusahaan. Apakah dia wakil presiden bagian penjualan atau karyawan bagian pengepakan? Bagi rekan menyurat mungkin jabatan yang paling berarti untuk diketahui.
Signature di atas mungkin akan saya tulis ulang menjadi:
Rebecca P. Snodwhistle Presiden Direktur, Thromblemeisters Direct, Inc. +1 (959) 123-4567 voice
Signature tersebut mungkin terlalu berlebihan untuk pesan mengatur makan siang, tapi kadang mengubah setting program tertentu untuk memasukkan signature atau tidak dalam pesan email kurang praktis.
Sebagian orang menaruh tulisan yang sifatnya iseng di signature: gambar teks, ucapan filosofis, lelucon, atau kata-kata kutipan. Oke-oke saja, tapi jangan berlebihan. Anda dapat mengikuti patokan yaitu ukuran signature tidak lebih dari lima baris.
Setelah signature di-set, kita mudah melupakannya. (Kadang signature tidak ditampilkan saat menulis email.) Jadi seandainya ada perubahan alamat kontak, jangan lupa memperbaiki signature Anda. Kalau Anda menaruh sesuatu yang menghibur atau iseng di signature, agak seringlah menggantinya. Orang yang melihat ke-50 kali tidak akan merasa selucu ketika melihat pertama kali.
Satu catatan terakhir: signature dapat menjadi penanda bagi penerima bahwa seluruh pesan email telah ditransmisikan dengan baik (karena letaknya di akhir). Dalam pesan email tidak ada isyarat untuk menandakan "saya selesai berbicara", dan sayangnya transmisi email kadang terpotong.
Jika Anda dan rekan menyurat saling kenal baik, tak mengapa jika Anda tidak memberi tanda pengenal tambahan. Tapi dalam kesempatan lain, Anda sebaiknya menyertakan petunjuk secukupnya agar orang lain tahu siapa Anda, mengapa Anda menulis email tersebut, dan mengapa email yang Anda tulis perlu diindahkan. Ada baiknya informasi ini ditaruh di bagian atas pesan email.
Mengucapkan salam sulit dilakukan dengan benar, terutama dalam komunikasi
antarbudaya dan/atau antarbahasa. Di Amerika Serikat Anda bisa bersikap
agak cuek, tapi bahkan di AS pun Anda perlu berhati-hati dan memastikan
bahwa Anda tidak berasumsi atau memakai kata-kata yang sensitif.
Lanjut ke Ringkasan